Kabinet rektorja opravlja predvsem naslednje naloge:

• 1. Splošno(upravno tehnična in administrativna opravila): 
• organizacija, koordinacija, strokovna in pravna podpora dela rektorja, prorektorjev in svetovalcev rektorja,
• organizacija in vodenje tajništva kabineta,
• organizacija in strokovna podpora Kolegiju rektorja, Kolegiju dekanov in Senatu UP,
• priprava predlogov razvojnih programov, letnih in večletnih programov in finančnih načrtov ter letnih poročil na svojem področju dela,
• strokovna podpora rektorju pri delu Rektorske konference RS,
• strokovna podpora rektorju pri sodelovanju z gospodarstvom,
• priprava povzetkov analiz, študij in gradiv za rektorja v sodelovanju s strokovnimi službami,
• spremljanje izvajanja sklepov organov UP, kolegijev in delovnih teles,  
• strokovna pomoč rektorju pri delu Komisije za priznanja UP,
• skrb za vzpostavitev in pravilno uporabo celostne podobe UP in
• vodenje javnih naročil s področja dela kabineta.
• 2. Protokol:
  • priprava načrta letnih aktivnosti prireditev in promocij doktorjev znanosti,
  • načrtovanje in izvedba protokolarnih dogodkov na UP (slovesnosti, konference, seminarji, posveti...), samostojno in v sodelovanju z drugimi službami (glede na temo dogodka) in mednarodno službo za vse mednarodne dogodke,
  • načrtovanje uporabe in oddajanja sejnih in protokolarnih prostorov UP in
  • priprava pravil za splošne protokolarne dogodke (slavnostne seje, obiski državnikov,  žalne seje...).
• 3. Odnosi z javnostmi:
  • svetovanje rektorju in organizacija na področju odnosov z javnostmi in mediji,
  • svetovanje rektorju pri pomembnih dogodkih za univerzo v notranjem strokovnem in političnem prostoru in organizacija sestankov ter srečanj, ki so povezani s temi dogajanji,
  • oblikovanje sporočil za javnost,
  • priprava vsebin za objavo,
  • urejanje spletnih strani in
  • skrb za promocijski material UP.
• 4. Univerzitetne publikacije:
  • vsebinsko in tehnično urejanje univerzitetnih publikacij in korekture besedil,
  • priprava vestnika, objav, brošur, korekture seznamov predavanj, vabil in drugih tekstov, in podobno.
• 5. Mednarodno sodelovanje:
  • organizacija in koordinacija dela na področju sodelovanja UP z drugimi univerzami (na rektorski ravni), inštituti in drugimi reprezentativnimi institucijami v Sloveniji in tujini (na primer Evropsko združenje univerz EUA).

Sektor za izobraževanje sestavljata dve službi:

• služba za spremljanje in razvoj izobraževalne dejavnosti:
  • izvaja postopke notranje akreditacije študijskih programov 1., 2. in 3. stopnje ter študijskih programov za izpopolnjevanje,
  • izvaja postopke akreditacije skupnih in interdisciplinarnih študijskih programov 1., 2. in 3. stopnje,
  • pripravlja notranje univerzitetne akte in dokumente za spremljanje študijske dejavnosti univerze (obrazci, pravilniki, merila za prehode, priročniki, priloga k diplomi...),
  • koordinira, svetuje in pomaga članicam pri izvajanju študijske dejavnosti,
  • izvaja strokovno organizacijska dela za komisije senata UP za študijsko dejavnost,
  • koordinira, svetuje in pomaga članicam pri postopkih priznavanja izobraževanja za namen nadaljevanja študija na 1., 2. in 3. stopnji,
  • redno posreduje statistične podatke MVZT, SURS-u in drugim inštitucijam,
  • strokovno sodeluje pri pripravi vsakoletnega razpisa za vpis na dodiplomski in podiplomski študij (uvod in posebni del razpisa),
  • izvaja strokovno koordinacijo pri razpisih za sofinanciranje študijskih programov visokega šolstva (strukturni, razvojni skladi...),
  • pripravlja in posreduje sklepe senata UP - z delovnega področja NOE (notranje organizacijeske enote rektorata), članicam, Svetu RS za visoko šolstvo, MVZT in ostalim ministrstvom,
  • izvaja strokovno delo pri pripravi Cenika storitev na UP za tekoče študijsko leto,
  • pripravlja predloge in izhodišča za delo članic UP na področju tutorstva, kariernega svetovanja, obštudijskih dejavnosti in študentske problematike,
  • pripravlja izhodišča, svetuje in koordinira delo članic UP na področju tutorstva, kariernega svetovanja, obštudijskih dejavnosti in študentske problematike vključno s spremljanjem  in evalviranjem realizacije programov s področja športa ter predlaga za te dejavnosti tudi usmeritve in izboljšave in izdeluje skupna strokovna poročila in analize,
  • izvaja informiranje o prijavnih in vpisnih postopkih,
  • izvaja informativno in svetovalno delo s kandidati (tujci) za vpis
  • vodi prijavno-sprejemni postopek za vpis Slovencev brez slovenskega državljanstva in tujcev (državljanov držav, ki niso članice Evropske unije), in sicer: zbira in obdeluje prijave za vpis, zbira in analizira dokazila o izpolnjevanju vpisnih pogojev, obvešča prijavljene kandidate o zanje pomembnih zadevah v različnih fazah prijavno-sprejemnega postopka,
  • izdaja pisne sklepe o rezultatu izbirnega postopka ter obvešča visokošolske zavode o sprejetih kandidatih in
  • opravlja druga dela s svojega področja.
    
    
• služba za kakovost:
  • pripravlja predloge in izhodišča za delo članic UP na področju kakovosti,
  • spremlja in koordinira delo članic UP na področju kakovosti, 
  • nudi strokovno administrativno podporo Komisijam UP in drugim delovnim telesom UP, ki delujejo na področjih kakovosti,
  • pripravlja izhodišča in koordinira analitično delo članic UP na področju kakovosti,
  • sodeluje s študentskim svetom za aktivnosti na področju kakovosti in
  • opravlja druga dela s svojega področja.
    
    

Kontakt

Več o področju

Sektor opravlja, načrtuje in koordinira strokovna in operativna dela pri oblikovanju predlogov razvojnih programov in drugih planskih dokumentov s svojega področja dela.  

• Sektor izvaja:
  • oblikovanje predlogov sistema financiranja univerze,
  • oblikovanje letnih predlogov delitve sredstev med članice,
  • oblikovanje skupnih usmeritev na področju računovodstva in financ za celo univerzo,
  • pridobivanje mnenj in pojasnil na področju računovodsko finančne dejavnosti, univerze in njihovo posredovanje članicam,
  • usmerjanje in vodenje celotnega postopka priprave finančnih načrtov članic ter na tej podlagi oblikovanje finančnega načrta univerze,
  • usmerjanje in vodenje celotnega postopka priprave računovodskih poročil članic ter priprava računovodskega poročila za celo univerzo,
  • notranje in zunanje informiranje o poslovanju celotne univerze ter opravljanje nalog kontrolinga na ravni univerze,
  • upravljanje likvidnosti na podračunu UP in izvajanje pravilnika o upravljanju likvidnosti na podračunih UP,
  • izvajanje vseh nakazil proračunskih in drugih javnih sredstev na članice,
  • računovodsko evidentiranje in nadziranje vseh poslovnih dogodkov, ki se nanašajo na članice,
  • računovodsko analiziranje celotne univerze,
  • vsebinsko vodenje projekta enotne poslovne informatike,
  • računovodsko predračunavanje in finančno načrtovanje evidentiranje in obračunavanje (knjigovodstvo) za rektorat,
  • računovodsko nadziranje, analiziranje, informiranje za rektorat,
  • vodi evidenco premoženja v lasti univerze in pripravlja premoženjsko bilanco, in
  • opravlja druga dela s svojega področja.

Sektor opravlja, načrtuje in koordinira strokovna in operativna dela pri oblikovanju planskih dokumentov in drugih aktivnosti s področja dela sektorja.

• Naloge sektorja so:
• priprava kadrovsko razvojnih in drugih analiz ter kadrovskih načrtov, vodenje kadrovskih evidenc, spremljanje kadrovskih programov in izdelava skupnih poročil za potrebe UP in zunanjih institucij,
• izvedba in koordinacija kadrovskih postopkov za  zaposlene na članicah (visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev in sodelavcev),
• izvedba, spremljanje in poročanje o javnih  objavah prostih delovnih mest visokošolskih učiteljev,
• izvedba, spremljanje in poročanje o javnih mednarodnih objavah prostih delovnih mest visokošolskih učiteljev,
• pregled in priprava dokumentacije za sklepanje delovnih razmerij delavcev na predlog dekanov/direktorjev članic,
• spremljanje in pregled dokumentacije za sklepanje tripartitnih pogodb za delo na zunanjih institucijah (dopolnilno delo, avtorske in podjemne pogodbe),
• obravnava predlogov za sistemizacijo novih delovnih mest oz. spremembe obstoječih delovnih mest,
• spremljanje in uvajanje sistemskih rešitev na področju plačnega sistema,
• priprava splošnih aktov na področju plačnega in kadrovskega sistema univerze,
• priprava splošnih pravnih aktov univerze glede organizacije in sistemizacije in reorganizacije rektorata oz. tajništva UP kot tudi skupnih strokovnih služb rektorata in članic,
• spremljanje in izvedba habilitacijskih postopkov,
• strokovno analitična dela in priprava gradiv za habilitacijsko komisijo,
• koordinacija habilitacijskih postopkov s članicami,
• oblikovanje poročil, sklepov in stališč habilitacijske komisije,
• vodenje evidenc s področja habilitacij,
• svetovanje članicam pri zahtevnejših primerih v skladu s pravili stroke,
• svetovanje kadrovskim delavcem članic pri reševanju kadrovskih zadev,
• priprava pisnih navodil in pojasnil,
• spremljanje področne zakonodaje ter obveščanje članic,
• sodelovanje pri pripravah splošnih in organizacijskih aktov delovnega področja,
• opravlja druga dela s svojega področja.
• Sektor skrbi tudi za izvedbo in koordinacijo kadrovskih postopkov zaposlenih na rektoratu:
• vodenje in izvedba postopkov objave prostih delovnih mest ,
• vodenje, spremljanje in priprava dokumentacije pri sklepanju pogodb o zaposlitvi in drugih delovno pravnih razmerij,
• spremljanje izrabe delovnega časa, priprava podatkov o prisotnosti pri delu in poročila za prevoze na delo in prehrano na delu,
• vodenje kadrovske evidence rektorata in izdelava statističnih poročil,
• sodelovanje pri pripravi predlogov za spremembo obstoječih delovnih mest in za nova delovna mesta,
• priprava avtorskih / podjemnih pogodb,
• sodelovanje z zunanjimi zaposlitvenimi institucijami,
• izvedba, spremljanje in poročanje o javnih  objavah prostih delovnih mest.

Sektor opravlja strokovne, upravne, administrativne  in organizacijske naloge za potrebe rektorja in glavnega tajnika univerze ter skrbi za izvajanje strokovnih in drugih  nalog  tajništva, ki niso v neposredni pristojnosti drugih NOE. 

• Sektor za splošne zadeve izvaja naslednje naloge:
• skrbi za izvedbo tajniških in organizacijskih opravil za glavnega tajnika UP,
• naloge iz področja splošno administrativnih del  rektorata, 
• skrbi za nabavo in izdajo pisarniškega in  sanitarnega ter  drobnega inventarja in osnovnih sredstev rektorata,
• izvaja skrbništvo nad sistemom kakovosti postopkov, ki se izvajajo v tajništvu UP in kabinetu rektorja,
• je skrbnik premoženja v lasti UP, kadar za to ni zadolžena nobena druga NOE,
• skrbi za stavbo in prostore rektorata, 
• skrbi za vzdrževanje okolice stavbe in dvorišča,
• skrbi za varnostno področje, varstvo pri delu,
• koordinira delo  s čistilnim servisom,
• koordinira delo z vzdrževalnim servisom,
• koordinira delo z zavarovalnico,
• skrbi za kurjavo, električno in vodno energijo,
• skrbi za požarno varnost rektorata,
• poleg postopkov javnega naročanja na področju dela NOE vodi tudi skupne  postopke javnega naročanja  za celotno UP,
• pripravlja ter vodi evidence javnega naročanja po zakonu za UP,
• koordinira, usmerja, svetuje in nadzoruje za posamezen postopek pooblaščenih, strokovno usposobljenih oseb – iz NOE ali iz drugih NOE ter članic UP, v postopkih javnega naročanja, ki jih druge NOE vodijo na svojih področjih dela in postopkih na članicah UP,
• opravlja druga dela s svojega področja.
  
  
• Glavna pisarna skrbi za:
• vodenje  pisarniškega poslovanja,
• delo glavne pisarne in vložišča (razvrščanje sprejete pošte glede na vsebino,vodenje evidence o sprejeti in odposlani pošti, knjiženje spisov, arhiviranje, odprema ipd.),
• podporo organizaciji, delovanju in poslovanju vseh služb rektorata, 
• koordinira in izvaja aktivnosti, potrebne pri organizaciji službenih potovanj na rektoratu,
• skrbi za evidenco izdanih naročilnic na rektoratu,
• skrbi za dokumentarni arhiv UP.

• Sektor za  pravne zadeve:
  • pripravlja predloge pravnih aktov rektorata in celotne UP ter njihove spremembe in dopolnitve vključno s koordinacijo priprave LPD in LP univerze,
  • pripravlja podatke in odgovore državnim in drugim institucijam, ko to ni v pristojnosti druge NOE,
  • nudi strokovno pravno pomoč drugim službam rektorata,
  • nudi strokovno pravno pomoč tajnikom članic univerze in drugim zaposlenim na članicah s področja njihovega delovanja,
  • nudi pravno in strokovno podporo pri pripravi in vodenju UO UP in delu Študentskega sveta UP,
  • pripravlja ali pravno pregleduje vse pogodbe in dogovore o sodelovanju s tretjimi osebami,
  • vodi vse postopke pred sodišči,
  • vodi postopke ustanavljanja novih pravnih subjektov ali njihovega ukinjanja, preoblikovanja ali prodaje lastniških deležev UP v ustanovljenih pravnih osebah,
  • ureja pravna vprašanja na področju industrijske lastnine,
  • skrbi za postopke sodne registracije UP in članic ter njihovih oseb, pooblaščenih za zastopanje,
  • pripravlja predpise, vzorčno dokumentacijo in obrazce ter vodi evidence javnega naročanja po zakonu za celotno UP,
  • koordinira, usmerja, svetuje in izvaja nadzor preko za posamezni postopek pooblaščenih, strokovno usposobljenih oseb iz NOE ali iz drugih NOE oziroma iz članic UP, v postopkih javnega naročanja, ki jih NOE vodijo na svojih področjih dela, ter  postopkih na članicah UP in
  • opravlja druga dela s svojega področja.

Sektor v sodelovanju s  posameznimi uradi in službami vodi postopke izvedbe investicij v skladu s sprejetim državnim proračunom, srednjeročnim programom investicij UP in LPD UP ter opravlja strokovno-tehnične naloge v zvezi z izvedbo vseh investicijskih projektov.

Sektor s svojega področja dela vodi evidenco in skrbi za premoženje.

Sektor opravlja strokovne naloge v zvezi z izvajanjem javnih naročil ter nadzor nad izvajanjem postopkov javnih naročil  na področju investicij.

• Sektor za investicije in investicijsko vzdrževanje izvaja:
  • oblikovanje skupnih usmeritev za razpolaganje in upravljanje z nepremičnim premoženjem univerze,
  • sodelovanje z MVZT pri oblikovanju proračunskega predloga investicijskega programa na področju visokega šolstva ter medletno usklajevanje projektov iz državnega proračuna, ki se nanašajo na celotno univerzo,
  • priprava vseh predlogov, ki se nanašajo na razpolaganje in upravljanje s stvarnim premoženjem UP za UO UP,
  • priprava letnega in večletnega načrta investicij za UP,
  • oblikovanje in vodenje registra nepremičnega premoženja UP ter skrb za urejanje zemljiškoknjižnega stanja nepremičnega premoženja,
  • vodenje postopkov odprodaje nepremičnega premoženja univerze vključno s pridobivanjem soglasja vlade,
  • vodenje vseh investicij in investicijskih vzdrževanj, ki se financirajo pretežno iz proračunskih sredstev (članice in rektorat),
  • strokovna pomoč članicam pri vodenju investicij, investicijsko-vzdrževalnih del, ki se financirajo izključno iz neproračunskih sredstev in
  • strokovna pomoč članicam pri upravljanju z nepremičnim premoženjem.

• Sektor za informatiko izvaja:
  • informacijsko ter računalniško podporo za UP,
  • strokovne in druge naloge na področju razvoja enotnega informacijskega sistema ter zagotavlja delovanje računalniško podprtega informacijskega sistema za potrebe organov UP,
  • skrbi za skupno univerzitetno informacijsko in komunikacijsko opremo ter  zagotavlja povezavo članic in delovanje standardnih internetnih storitev na UP (splet, pošta, novice, DNS...),
  • pri uvajanju informacijskega sistema UP izvaja funkcijo nosilca oziroma koordinatorja pri razvoju in uvajanju novih aplikacij na ravni UP pri načrtovanju, nabavi in vzdrževanju skupne opreme, pri postavljanju IT platforme za nove aplikacije in pri usklajevanju med članicami,
  • skrbi za izvajanje enotne varnostne politike (varnostne kopije, požarni zid, pravila delovanja uporabnikov),
  • nudi podporo uporabnikom skupnih aplikacij (help desk),
  • v pripravljalni fazi projektov sodeluje pri oblikovanju tehnološko-tehničnih pogojev, ki jih UP kot naročnik zahteva od izvajalcev na področju informatike oziroma računalništva,
  • koordinira in vodi prijavljanje UP na javne razpise ministrstev za sofinanciranje skupnih računalniških projektov in informacijsko - komunikacijske opreme,
  • koordinira in vodi javna naročila na področju nabave strojne računalniške opreme na ravni UP,
  • organizira nabavo skupne programske opreme (licence), ki je v uporabi v UP,
  • koordinira in vodi področje fiksne in mobilne telefonije (vodi evidenco, nadzoruje stroške in nadzoruje uveljavljanje pravilnika o mobilni telefoniji),
  • izvaja aktivnosti za racionalizacijo in zniževanje stroškov poslovanja in
  • opravlja druga dela s svojega področja.

• Samostojna služba za notranji nadzor izvaja:
  • pripravljanje ocen tveganja poslovanja,
  • poročanje o delu službe zunanjim institucijam in notranjim organom,
  • notranje nadzore (načrtovanje in izvajanje poslov, poročanje o izsledkih, spremljanje napredovanja),
  • pripravljanje metodologije, svetovanje pri izvajanju in izvajanje programa zagotavljanja in izboljševanja kakovosti poslovanja in 
  • skrb za stalno strokovno izobraževanje s področja notranjega nadzora in  revizije in področij, ki so predmet nadzora.

Zaposleni v službi, ki so razporejeni na delovna mesta revizorja, imajo posebna pooblastila in posebne zahteve za zasedbo delovnega mesta, ki se določijo z aktom o sistemizaciji in pogodbo o zaposlitvi.