Pristopna izjava in varstvo osebnih podatkov

Spoštovani diplomant, spoštovana diplomantka Univerze na Primorskem!

Alumni klub Univerze na Primorskem (Alumni UP) predstavlja strokovno, znanstveno, povezovalno in družabno stičišče vseh diplomantov in diplomantk študijskih programov Univerze na Primorskem. Z željo, da ohranjamo povezanost med različnimi generacijami diplomantov, profesorji, raziskovalci, sodelavci, študenti in partnerji iz okolja, vas vabimo, da se nam pridružite!

Član Alumni UP postanete z včlanitvijo v Alumni klube članic Univerze na Primorskem ob diplomiranju, kar je najbolj preprost način, lahko pa tudi kadarkoli kasneje ob izpolnitvi PRISTOPNE IZJAVE V ALUMNI UP. Članstvo v združenju je prostovoljno in brezplačno.

Priložnosti in ugodnosti, ki jih članstvo v Alumni UP prinaša je zares veliko. O vseh in vsem boste obveščeni preko spletnih strani Alumni UP ali Alumni kluba članic UP, novičnika Alumni UP ter socialnih omrežij na katerih je Univerza na Primorskem prisotna (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter). Vabimo vas, da se nam pridružite prav preko slednjih, saj boste na ta način najhitreje prišli do aktualnih informacij.

Nenazadnje pa vas tudi vabimo k aktivnemu soustvarjanju Alumni UP, da z vključevanjem v vodenje kluba ter vašimi mnenji, komentarji in predlogi oblikujete Alumni UP in njegove aktivnosti.

OBVESTILO POSAMEZNIKOM PO 13. ČLENU SPLOŠNE UREDBE O VARSTVU PODATKOV (GDPR) GLEDE OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV

v zvezi z evidenco zbirk osebnih podatkov:

• Evidenca vključenih članov v Alumni klub Univerze na Primorskem (v nadaljevanju Alumni UP) in
• Evidenca o izdanih e-izkaznicah.

Upravljavec osebnih podatkov:

• Naziv upravljavca: Univerza na Primorskem, Università del Litorale
• Naslov upravljavca: Titov trg 4, 6000 Koper
• Kontaktni e-naslov upravljavca: alumni@upr.si
• Kontaktna tel. št. upravljavca: 05/ 61 17 636

ki ima imenovano pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO):

Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov:

• Naziv DPO: doc. dr. Miha Dvojmoč
• Kontaktni e-naslov DPO: dpo@upr.si 

Osebni podatki se obdelujejo in varujejo skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS 94/2007) in Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (UL. L. 119, 4. 5. 2016, str. 1–88) in veljavnim internim Pravilnikom o varstvu osebnih podatkov.

Več o obdelavi osebnih podatkov lahko preberete na naslednji spletni strani: https://www.upr.si/si/univerza/varstvo-osebnih-podatkov-in-kijz/varstvo-osebnih-podatkov/. Za dodatne informacije pa se lahko obrnete tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov upravljavca, doc. dr. Miho Dvojmoča (dpo@upr.si).

Nameni, za katere se osebni podatki obdelujejo:

Obdelava osebnih podatkov se izvaja za namen vključitve v »Alumni UP« v skladu s Pravili o delovanju Alumni kluba Univerze na Primorskem kot mreže Alumni klubov pedagoških članic Univerze na Primorskem (št. 002-10/21 in št. 002-31/21) in Pravili o izdaji e-izkaznice (št. 002-30/21). Člani Alumni UP z vključitvijo prejmejo e-člansko izkaznico ter so seznanjeni, da bodo obveščeni o aktivnostih Alumni UP preko katerih lahko sodelujejo pri uresničevanju ciljev Alumni UP.

Vrste zadevnih osebnih podatkov:

Osebni podatek: 1. Ime, 2. Priimek, 3. Številka e-izkaznice (vpisna številka), 4. Datum izdaje e-izkaznice, 5. Članica UP, 6. Študijski program, stopnja, 7. Leto zaključka študija, 8. Naslov zaključnega dela (opcijsko), 9. E-naslov, 10. Naslov (ulica, hišna številka, poštna številka, država), 11. Telefonska številka (opcijsko - za namen lažje in hitrejše komunikacije in obveščanja), 12. Datum vključitve in 13. Strinjanje oz. nestrinjanje s prejemom obvestil preko e-pošte.

Vir:   ☒ posameznik       ☒ drugo: OP pod številko 3 in 4 zagotovi UP

Zakonska obveznost:     ☒ Ne

Pogodbena obveznost:  ☒ Ne

Posledice, če posameznik ne zagotovi OP: V kolikor posameznik ne zagotovi osebnih podatkov pod številko: 1, 2, 5, 6, 7, 9, 10 in 12, ne more postati član Alumni UP.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: 6(1)(a): posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov

Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja: Hramba do preklica privolitve.

Uporabniki ali kategorije uporabnikov  osebnih podatkov, če obstajajo:

Uporabnik/kategorija uporabnika/vloga:

• Talpas d.o.o., Ob progi 16, 6310 Izola, pogodbeni obdelovalec informacijskega sistema VIS/ŠIS,
• Microsoft Ireland Operations, Ltd, One Microsoft Place South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland: Microsoft Forms - Pogodbeni obdelovalec (cloud hosting), samo za soglasja oddana preko obrazca v Microsoft Forms,
• Ponudniki ugodnosti, popustov (seznam dostopen tukaj), pogodbeni obdelovalec.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: Ne

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki:

Avtomatizirano odločanje: ☒ Ne

Profiliranje: ☒ Ne

INFORMACIJE O OBSTOJU PRAVIC POSAMEZNIKA, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov. Pravice lahko izvajate s pisnim zahtevkom na naslov ali e-naslov upravljavca (gl. Identiteta in kontaktni podatki upravljavca).

Pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (15. člen): Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico dobiti potrditev ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki in ima v tem primeru pravico do informacij, kot jih predvideva 15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Pravica do popravka (16. člen): Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«) (17. člen): Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati v naslednjih primerih: osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani; posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prikliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga; posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja (glej pravico do ugovora); osebni podatki so bili obdelani nezakonito; osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom Unije in Republike Slovenije.

Izbris se ne izvede, če je obdelava osebnih podatkov potrebna: za uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja; za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi predpisov ali za izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila dodeljena upravljavcu; iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja; za namen arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene; za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Pravico do izbrisa lahko uveljavljate samo v omejenih primerih, ki so našteti zgoraj.

Pravica do omejitve obdelave (18. člen): Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec omeji obdelavo v primeru, če je izpolnjen kateri od sledečih pogojev: posameznik oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov; je obdelava nezakonita in posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe; upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov potrebuje posameznik, na katerega se nanašajo; je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, vložil ugovor v zvezi z obdelavo, dokler ni ugotovljeno ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika.

Če je posameznik zahteval omejitev iz navedenih razlogov, potem se lahko podatki le še shranjujejo, vse druge vrste obdelav pa se lahko izvajajo le: s privolitvijo posameznika, na katerega se ti nanašajo; za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov; zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe; ali zaradi pomembnega javnega interesa Unije ali Republike Slovenije. Pravico do omejitve lahko uveljavljate samo v omejenih primerih, ki so našteti zgoraj.

Obveznost obveščanja v zvezi s popravkom ali izbrisom osebnih podatkov ali omejitvijo uporabe (19. člen): Upravljavec vsakemu uporabniku, ki so mu bili osebni podatki razkriti, sporoči vse popravke, izbrise in omejitve obdelave razen, če se to izkaže za nemogoče ali vključuje nesorazmeren napor.

Pravica do prenosljivosti podatkov (20. člen): Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posredoval upravljavcu v strukturirani, splošno uporabni, strojno berljivi in interoperabilni obliki in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu brez oviranja kadar: obdelava temelji na privolitvi ali pogodbi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Pravica je dopustna, kadar je tehnično izvedljiva. Uresničevanje te pravice ne posega v pravico do izbrisa.

Pravica o ugovora (21. člen): Upravljavec osebnih podatkov ne obdeluje za namene neposrednega trženja, zato ni razloga, da kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, uveljavljate pravico, da kadar koli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov v zvezi z vami za namene takega trženja, vključno z oblikovanjem profilov, kadar je povezano s takim neposrednim trženjem.

Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi:

Privolitev za včlanitev v Alumni UP lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica. Preklic posredujte na elektronski naslov: alumni@upr.si. S preklicem privolitve se izvede IZPIS iz Alumni UP.

Od prejemanja obvestil o aktivnostih Alumni UP (preko elektronske pošte) se lahko odjavite kadarkoli na elektronski naslov: alumni@upr.si. Na podlagi odjave od prejemanja obvestil se ne izvede izpis iz Alumni UP.

Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu:

Pritožbo lahko podate Informacijskemu pooblaščencu (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si  telefon: 01 230 97 30, spletna stran: www.ip-rs.si).